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企业组织如何管理其纸面文档

发布日期:2018-04-14

  管理组织文档及其生命周期的方法称为文档管理,这种方法可以高效地创建、审阅、共享、组织、存储和销毁文档. 纸面文档是成功做出任何决策必不可少的信息中心. 由于缺乏信息,如果不妥善管理纸质文件,就无法做出有用的决定. 任何大小企业都必须始终处理应付账款和应收账款处理,以处理其发票和账单支付.   有几种新的和有希望的技术,如在线账单支付、电子发票、P - card,这些技术有望从会计部门去除纸质处理. 一些公司提供专门开发的数据捕获解决方案,用于将所有纸质发票、支票、票据和其他文档转换为要发送到会计或ERP系统的数据. 通过使用会计数据捕获软件,他们提高了会计部门的效率,并在处理应付账款和应收账款数据方面取得了显著的生产率提高. 纸质文档扫描也将有助于小公司有效的纸质文档管理. 大多数公司提供高质量的服务是首选扫描. 扫描可防止记录丢失,并提供有关数字文档的安全保护、易于检索、可移植性高、减少存储空间并提高工作效率.   目前,公司正在通过将纸面文档转换为数字文档来简化其工作流程. 通过数we娱乐平台字文档公司可以减轻员工的压力,提高工作效率. 一些公司使用提供文档管理服务的供应商,通过该供应商,文档被拾取并带到非现场设施进行处理. 设计、实施和管理文档管理系统是一项挑战. 在制定文档管理计划时,应考虑以下方面:创建、存储、检索、归档、安全、归档、保留、分发、工作流和灾难恢复. 这些是公司管理纸面文档的一些方法.